Eins nach dem anderen
Beim Putzen stellt sich immer wieder die Frage: wische ich zuerst Staub und sauge dann oder umgekehrt. Ich sage zuerst Staubwischen. Denn so macht es nichts, wenn gelegentlich Schmutz auf den Boden fällt, den erwischt dann schon der Staubsauger.Und im Grunde ist es auch ein bissl egal.
Es gibt viel zu tun
Bei der Planung von Kommunikationsaktivitäten ist die Reihenfolge der einzelnen TO-DO’s nicht ganz so beliebig. Denn alles braucht Zeit und muss letztendlich zum richtigen Zeitpunkt fertig sein. Daher macht es Sinn, sich vor Beginn der Umsetzung ein wenig Zeit für die Planung zu nehmen und sich ein paar einfache Fragen zu beantworten:
Wann soll der Kunde die fertige Werbung sehen/eine Zeitung (Broschüre) in der Hand halten/bei der Veranstaltung erscheinen?
Welche einzelnen Schritte, Aufgaben und Projekte sind prinzipiell dafür nötig?
Wann muss was gemacht werden, fertig sein, um mit dem nächsten Schritt beginnen zu können.
Wie lange benötigen verschiedene Aufgaben realistisch gesehen? Wie lange dauert die Produktion, der Druck und Versand?
Wenn Sie also schon kommende Woche eine schön gestaltete Einladung durch Postzustellung beim Kunden haben möchten, dann rechnen Sie doch einfach mal von hinten weg:
Die Post benötigt je nach Versandtarif ein bis fünf Werktage.
Die Druckerei braucht je nach Produkt ein bis drei Werktage.
Davor muss die Einladung grafisch gestaltet und auch freigegeben werden.
Sie benötigen alle relevanten Inhalte für die Einladung: wann und wo findet das Event statt und worum geht es eigentlich.
So: jetzt können Sie ganz leicht sehen – das wird sich so nicht ausgehen. Sie haben jetzt natürlich die Möglichkeit die Einladung nur mehr Mail zu versenden (das geht natürlich schneller). Entspricht es aber auch Ihrer Absicht?
Gantt hilft immer
Wenn ich ein umfangreicheres Projekt starte, mache ich mir immer ein sog. Gantt-Diagramm. Das stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Sie können dieses Instrument des Projektmanagements, das nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919) benannt ist, auch anders gestalten. Wichtig ist nur, dass Sie alle notwendigen Aufgaben mit der Zeitdauer und der richtigen Reihenfolge in Einklang bringen. Dann klappt's auch mit dem Projekt!